Protection des données personnelles et droit à l’image

Dernière mise à jour : 06/08/2026

La présente page explique comment l’association Hung Long Vo Co Truyen utilise les données personnelles de ses adhérents et dans quelles conditions des photographies ou vidéos peuvent être réalisées et diffusées.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Association Hung Long Vo Co Truyen
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
Siège social : Mairie de Mordelles, 29 Av. du Maréchal Leclerc, 35310 Mordelles
Adresse électronique de contact : minhlong.mordelles@gmail.com

Toute question concernant l’utilisation des données personnelles ou l’exercice des droits peut être adressée à cette adresse.

2. Données personnelles collectées

Selon la situation de l’adhérent, l’association peut recueillir les informations suivantes :

nom, prénom, date de naissance et sexe ;
adresse postale ;
numéro de téléphone et adresse électronique ;
informations concernant le représentant légal d’un adhérent mineur ;
informations nécessaires à la gestion de la cotisation ;
informations nécessaires à la demande et au suivi de la licence FFKDA ;
numéro de licence, grade et informations relatives à la pratique sportive ;
autorisation ou refus relatif au droit à l’image ;
échanges administratifs entre l’adhérent et l’association.

L’association veille à ne recueillir que les informations nécessaires à la gestion de ses activités.

Les champs signalés comme obligatoires sur le bulletin doivent être renseignés. À défaut, l’association peut ne pas être en mesure de traiter l’adhésion, la demande de licence ou l’assurance correspondante.

3. Utilisation des données

Les données sont utilisées pour les finalités suivantes :

enregistrer et gérer les adhésions ;
gérer les cotisations et la comptabilité de l’association ;
organiser les cours, stages, passages de grades, compétitions et manifestations ;
communiquer les informations nécessaires au fonctionnement de l’association ;
contacter l’adhérent ou son représentant légal en cas de nécessité ;
établir, renouveler et suivre les licences fédérales ;
permettre l’affiliation, l’assurance et la participation aux activités organisées sous l’égide de la FFKDA ;
respecter les obligations administratives, comptables et légales de l’association ;
gérer les autorisations relatives aux photographies et vidéos.

Ces traitements reposent, selon leur finalité, sur l’exécution de la relation d’adhésion, le respect des obligations légales de l’association ou l’intérêt légitime de l’association à organiser et sécuriser ses activités.

L’utilisation et la diffusion de photographies ou de vidéos reconnaissables reposent sur l’autorisation donnée séparément par l’adhérent ou son représentant légal.

4. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement :

aux membres du bureau et aux bénévoles expressément habilités, dans la limite de leurs fonctions ;
aux enseignants ou responsables d’activité lorsque cela est nécessaire à l’organisation ou à la sécurité des séances ;
à la Fédération française de karaté et disciplines associées — FFKDA — pour la délivrance et la gestion des licences, ainsi que pour les assurances et services fédéraux associés ;
aux prestataires techniques utilisés par l’association, notamment Google pour les services de stockage et de messagerie ;
aux administrations, assureurs ou autorités légalement habilités à les recevoir, lorsque cela est nécessaire.

Les données ne sont ni vendues ni cédées à des fins commerciales.

Lorsqu’elles sont transmises à la FFKDA, celle-ci traite les données nécessaires à la gestion fédérale sous sa propre responsabilité et conformément à sa politique de protection des données.

5. Utilisation de Google Drive et Gmail

L’association utilise :

Google Drive, pour le stockage et le partage interne des dossiers administratifs ;
Gmail, pour les échanges avec les adhérents, les représentants légaux, la FFKDA et les partenaires nécessaires au fonctionnement de l’association.

L’accès aux dossiers est limité aux personnes habilitées. Les comptes utilisés doivent être protégés par des mots de passe individuels et par l’authentification à deux facteurs lorsque celle-ci est disponible.

6. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant la durée de l’adhésion et tant qu’elles sont nécessaires à la gestion des activités de l’association.

À l’issue de l’adhésion :

les données courantes de l’ancien adhérent sont supprimées au plus tard trois ans après la fin de son adhésion, sauf nécessité particulière ;
certaines données peuvent être archivées plus longtemps lorsqu’une obligation légale, comptable, assurantielle ou la gestion d’un éventuel litige l’exige ;
l’accès aux données archivées est limité aux seules personnes habilitées ;
les données transmises à la FFKDA sont conservées selon les règles et durées propres à la Fédération.

Les données devenues inutiles sont supprimées ou anonymisées.

7. Droits des adhérents

Conformément à la réglementation applicable, chaque personne dispose, selon la situation, des droits suivants :

droit d’accéder aux données la concernant ;
droit de demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
droit de demander l’effacement de certaines données ;
droit de demander la limitation temporaire d’un traitement ;
droit de s’opposer à certains traitements reposant sur l’intérêt légitime de l’association ;
droit de retirer à tout moment une autorisation fondée sur son consentement, notamment concernant les utilisations futures de son image ;
droit à la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies.

L’exercice de certains droits ne permet pas d’obtenir l’effacement immédiat des informations que l’association doit conserver en raison d’une obligation légale, comptable, assurantielle ou pour la défense de ses droits.

Les demandes doivent être adressées à :

minhlong.mordelles@gmail.com

L’association pourra demander les informations strictement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur en cas de doute raisonnable.

En cas de difficulté non résolue après avoir contacté l’association, la personne concernée peut adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL.

8. Photographies et vidéos

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées lors :

des entraînements et cours ;
des stages ;
des passages de grades ;
des compétitions ;
des démonstrations ;
des assemblées ou manifestations organisées par l’association.

Lorsque la personne est reconnaissable et constitue un sujet identifiable de la photographie ou de la vidéo, l’association ne l’utilise que si une autorisation a été donnée.
En cas de refus la personne sera masqué sur les éventuelles photos ou vidéos de groupe.

Selon l’autorisation accordée, les images peuvent être utilisées sur les supports suivants :

site internet de l’association ;
pages officielles de l’association sur Facebook, Instagram ;
affiches, flyers, brochures et documents de présentation ;
courriels et lettres d’information de l’association ;
publications relatives aux activités sportives de la FFKDA, d’une ligue ou d’un comité départemental ;
articles de presse consacrés à l’association, après accord de l’association.

Les images sont utilisées uniquement pour informer sur les activités de l’association ou les valoriser. Elles ne sont pas vendues et ne sont pas utilisées dans un contexte susceptible de porter atteinte à la dignité, à la réputation ou à la vie privée de la personne.

L’autorisation est consentie à titre gratuit.

Elle est valable pour la saison sportive indiquée sur le bulletin. Les publications mises en ligne pendant cette période pourront rester accessibles suivant les conditions générales de Meta (Facebook, Instagram), sauf demande de retrait.

Les documents imprimés déjà fabriqués ou distribués avant une demande de retrait ne pourront pas nécessairement être récupérés. En revanche, l’association cessera toute nouvelle utilisation après réception et traitement de la demande.

9. Retrait de l’autorisation relative à l’image

L’adhérent ou son représentant légal peut retirer l’autorisation pour les utilisations futures en écrivant à :

[adresse électronique RGPD]

La demande doit permettre d’identifier l’image concernée, par exemple en indiquant la publication, l’événement ou la date approximative.

Le retrait de l’autorisation n’a aucune conséquence sur l’adhésion, la participation aux activités ou la délivrance de la licence.

10. Adhérents mineurs

Pour un adhérent mineur, l’autorisation est donnée par son ou ses représentants légaux.

Le signataire certifie disposer de l’autorité nécessaire pour prendre cette décision et avoir informé l’autre titulaire de l’autorité parentale lorsque celle-ci est exercée conjointement.

Dans la mesure adaptée à son âge et à sa maturité, l’avis de l’enfant est également pris en considération. L’association s’engage à respecter le refus exprimé par un mineur de se laisser photographier ou filmer, même lorsqu’une autorisation générale a été signée.

11. Sécurité et confidentialité

L’association met en œuvre des mesures adaptées à ses moyens et aux risques présentés par les traitements, notamment :

limitation des accès selon les responsabilités de chacun ;
utilisation de comptes individuels ;
authentification à deux facteurs lorsque celle-ci est disponible ;
contrôle des droits de partage des dossiers Google Drive ;
suppression des accès lorsqu’un responsable ou un bénévole quitte ses fonctions ;
précautions particulières lors de l’envoi de documents contenant des données personnelles ;
sauvegarde et suppression régulière des documents devenus inutiles.

Tout incident susceptible de compromettre la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des données doit être signalé sans délai au responsable de l’association.